Die Phase der Planung ist ein äußerst entscheidender Teil des Projektmanagements, bei dem ein Projekt präzise geplant, organisiert und strukturiert wird. Sie bildet das Fundament für den gesamten Verlauf des Projekts und hat maßgeblichen Einfluss auf dessen Erfolg.

In der Planungsphase werden alle relevanten Informationen akribisch zusammengetragen und analysiert, um eine exakte Definition des Projekts sowie dessen Ziele zu formulieren. Daraufhin wird ein überaus detaillierter Projektplan erstellt, der sämtliche Aktivitäten, Meilensteine und Ressourcen umfasst, die für eine erfolgreiche Durchführung des Projekts erforderlich sind. Dabei werden auch die Verantwortlichkeiten sowie Zuständigkeiten der Projektbeteiligten genau festgelegt.

In diesem Stadium werden ebenfalls die Projektrisiken und -bedingungen identifiziert und ausgewertet. Hierfür können eine SWOT-Analyse oder eine Risikoanalyse zum Einsatz kommen. Es wird gründlich geprüft, welche Alternativen und Lösungen für mögliche Schwierigkeiten und Risiken existieren, um diese frühzeitig erkennen und behandeln zu können.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Planungsphase ist die Ressourcenplanung. Hier wird genau festgelegt, welche Materialien, Finanzen, Mitarbeiter und Technologien für das Projekt benötigt werden. Zudem wird ein Budgetplan aufgestellt, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der finanziellen Rahmenbedingungen bleibt. Im Rahmen der Planungsphase werden auch Kommunikations- und Qualitätsmanagementpläne entwickelt. Dabei werden klare Kommunikationswege festgelegt, um sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten stets gut informiert sind. Darüber hinaus werden Qualitätsstandards und -ziele festgelegt, um sicherzustellen, dass das Projekt die gewünschten Ergebnisse erzielt.